1. VILKÅR FOR UTLEIE
Avtale og kontrakt
1.1 Alle leietakere må inngå skriftlig kontrakt før leieperioden starter. Kontrakten er tidsavgrenset.
Oppsigelse før utløp av kontraktsperioden kan skje med 14 dagers gjensidig skriftlig varsel.
1.2 Leie faktureres månedlig, hvis ikke annet er avtalt.
1.3 Betales ikke leie innen fristen, blir leieforholdet sagt opp etter at 2. varsel er sendt.
1.4 Leie betales etter de til enhver tid vedtatte satser i henhold til inngått avtale
1.5 Fritak for leie skjer kun når leier ikke kan benytte lokalene på grunn av forhold utleier er ansvarlig for. Eksempelvis tap av treningstid ved kommersielt arrangement.
1.6 Utleie følger skoleruta, og fridager knyttet til jul, påske, vinter-/høstferie, samt andre helligdager er ikke inkludert i leieavtalen med mindre dette er avtalt spesielt.
Priser
1.7 Prisliste fastsettes av Barentshallene Sør-Varanger KF sitt styre. Grupper under 19 år betaler anslagsvis 25% av ordinære priser i kommunale idrettsanlegg. Blandende grupper over og under 19 år betaler halv leiepris, mens grupper over 19 og grupper som deltar i senioridrett betaler ordinær pris
1.7.1 Faste, kommersielle leietakere betaler ordinær pris pluss 50 %
1.7.2 Leietakere må ha en person over 18 år som er ansvarlig for leieforholdet
1.7.3 Dersom laget/gruppa har rett til redusert leiepris, må dette kunne dokumenteres ved medlems-/deltakerliste. Dersom det oppdages at laget ikke betaler i henhold til reglementet, vil laget bli utestengt for resten av leieperioden
1.8 Leietakere må vike ved ekstraordinær leie til arrangementer jf. Kommunestyrets vedtekter, fritak for leie gis da jf. punkt 1.5
1.9 Eventuelle pauser i leien avtales i kontrakten, ellers faktureres leietaker for hele perioden.
1.10 Det enkelte lag/gruppe plikter å varsle Barentshallene Sør-Varanger KF dersom tildelte treningstimer ikke skal benyttes. Dersom en gruppe uteblir fra trening mer enn to ganger uten å varsle blir gruppen fratatt tildelt treningstid.
2. FORDELING AV TID I IDRETTSANLEGG
Administrasjonen tildeler tid etter uttalelser og samråd fra idrettsrådet, rektorer og FDV. Hver klubb/forening tildeles et bestemt antall timer i et eller flere anlegg i henhold til kriterier for tildeling. Hvert lag får et bestemt antall treningstimer til rådighet på angitt sted.
Kriterier for tildeling
Følgende prioritering legges til grunn ved tildeling av tid i idrettsanlegg underlagt foretaket:
1. Anleggsbegrensninger: utforming, merking og tilgjengelig fast utstyr bør være i samsvar med aktiviteten som skal utføres i anlegget. Eventuell lagringsplass bør tas hensyn til.
a. Lag fra 13 år og til og med seniorlag prioriteres på kunstgress
2. Idrettslag i serie- og turneringssystem prioriteres over ordinære treningstimer
3. Organisert trening/aktivitet for barn (0-12 år) og ungdom (13-19 år), samt personer med funksjonsnedsetting prioriteres foran voksne (over 19 år).
a. Tiden fra 17.00-19.00 prioriteres barneidrett (til og med 12 år)
b. Barn og unges nærhet til anlegget prioriteres dersom hensiktsmessig med tanke på aktiviteten som skal utøves (anleggsbegrensninger).
c. Idretter i sesong prioriteres over idretter utenfor sesong. Typisk hallidrett
4. Ordinære idrettslag, voksne
5. Bedriftsidrett og trimaktivitet for voksne
6. Hobbyaktiviteter (korps, kor, drill og lignende)
7. Andre aktiviteter
Unntak fra prioriteringslista:
• Foretaket forbeholder seg retten til å prioritere kommersiell aktivitet, jf. punkt. 1.8.
• Terminfestede kamper/mesterskap og skolearrangement prioriteres foran treningstid.
For begge disse punktene gis fritak fra leie jf. punkt 1.5, med unntak av om det er egne kamper/mesterskap i egen treningstid.
3. RUTINER FOR UTLEIE
3.1 Utleie av idrettsanlegg er delegert til Barentshallene Sør-Varanger KF i sub-delegasjons-reglement
3.2 Eget søknadsskjema skal benyttes
3.3 Søknadsfrist for treningstid sommer er 1. april
3.4 Søknadsfrist for treningstid høst/vinter er 15. juni
3.5 Fordeling av treningstider skjer innen 1.mai for sommersesongen og 15.august for vintersesongen.
3.6 Innen utgangen av henholdsvis juli for sommersesongen og oktober for vintersesongen skal administrasjonen gå gjennom tildelt leietid og evt. gjøre justeringer. Lag som ikke benytter timene sine eller har få utøvere kan tildeles mindre flater eller innskrenket treningstid.
3.7 Eventuelle klager på treningstid eller anlegg/deler av anlegg skal sendes via idrettsrådet, som avgir uttalelse til klagen før den behandles av Barentshallene Sør-Varanger KF.
3.8 Eventuelle feil eller mangler ved anlegg skal snarest meldes skriftlig til Barentshallene Sør-Varanger
3.9 For leie av anlegg utenom faste treninger, ta kontakt direkte med Barentshallene Sør-Varanger KF. Søknaden skal være skriftlig.
4. LEIEINSTRUKS HALL
4.1 Det skal alltid være minst en person over 18 år til stede ved hver treningsøkt.
4.2 Lederen (trener/lærer) er ansvarlig for leieforholdet og for anlegget i den tid han/hun leier det, og at hallen er brukt i henhold til leieinstruks og reglement.
4.3 Leder skal møte i god tid før treningen starter og være den siste som forlater treningslokalet etter treningen. Leietaker er ansvarlig for klargjøring og rydding etter trening/arrangement.
4.4 Leietaker plikter å behandle lokalet og utstyr på en forsvarlig måte. Leietaker skal rydde etter seg. Leietaker er ansvarlig for evt. skader på idrettsanlegg/bygning og inventar ut over vanlig slitasje som måtte oppstå når hallen er leid ut. Skader meldes umiddelbart til Barentshallene Sør-Varanger KF. Skader, brudd på reglement, eller manglende rydding bøtelegges med kr. 1000,-.
4.5 Barentshallene Sør-Varanger er ikke ansvarlig for tapt utstyr, verdisaker eller erstatning av dette.
4.6 Røyking, alkohol og andre rusmidler er forbudt i offentlige idrettsanlegg.
4.7 Bruk av tyggegummi, snus o.l. er ikke tillatt.
4.8 Kun rene innesko skal benyttes på sportsdekket.
4.9 Leietaker som ikke overholder leieinstruksen, kan bli utestengt fra videre leie.
4.10 Leietaker skal gjøre seg kjent med branninstruks, hvor slukningsutstyr befinner seg, og hvor utganger og nødutganger er. Barentshallene er ansvarlige for opplæring i sine anlegg, og rektor er ansvarlig på sin skole.
4.11 Leietaker er ansvarlig for evt. skader ut over vanlig slitasje som måtte oppstå på hall og inventar i utleietiden. Skader på hall og inventar skal gis beskjed om så snart som mulig.
5. LEIEINSTRUKS UTENDØRS KUNSTGRESSBANE
5.1 Sykling på banen er forbudt
5.2 Piggsko må ikke brukes
5.3 Mål eller annet utstyr må ikke flyttes inn på banen
5.4 Tyggegummi, snus eller annet søppel må ikke kastes på banen
5.5 Det er ikke tillatt å bruke banen når det er minusgrader eller når banen er frosset
5.6 Skader på banen eller utstyr må meldes til personalet ved Barentsbadet umiddelbart
5.7 Lag eller enkeltpersoner som ikke følger disse reglene vil bli bortvist fra banen
5.8 Leie av garderober må avtales på forhånd med ansatte i Barentsbadet Kirkenes
5.9 Etter kamp/arrangementet skal følgende gjøres:
• Rydde bane og garderober
• Alt løst avfall fjernes (både gulv og søppelbøtter)
• Avfallsposer bæres ut i container ved hovedinngangen.
6. LEIEINSTRUKS SVØMME- OG TERAPIBASSENG
6.1 Ved leie av svømme- og/eller terapibasseng er leietaker ansvarlig for sikkerheten. Det skal alltid være minst en trener over 18 år til stede ved hver treningsøkt
6.1.1 Barentsbadet krever årlig dokumentert godkjent livredningsprøve for leietakere/trenere på dypeste del av aktuelt basseng og som er godkjent av Norges Svømmeforbund eller Norges Livredningsselskap
6.1.2 Badevakter med godkjent livredningsprøve kan leies via Barentsbadet ved behov
6.1.3 Trenere skal møte i god tid før trening starter og skal være den siste som forlater treningslokalet. Leietaker er ansvarlig for klargjøring og rydding etter trening/arrangement
6.1.4 Leietaker er ansvarlig for evt. skader på idrettsanlegg/bygning og inventar ut over vanlig slitasje som måtte oppstå når hallen er leid ut. Skader meldes umiddelbart til Barentshallene Sør-Varanger KF. Skader, brudd på reglement, eller manglende rydding kan i tilfeller føre til tilleggsgebyr eller kansellering av leieavtale
6.1.5 Leietakere er pliktige til å registrer sine aktive medlemmer over 11 år, samt trenere i anleggets kunderegister, samt anskaffe inngangsarmbånd (kr. 100,-) til bruk i vendekors, skap og eventuell betaling i kasse/cafe
6.2 Leietaker skal utvise fleksibilitet med antall aktive svømmere pr trening i forhold til antall baner og skal avse baner til publikumssvømming i henhold til normtall under
Kapasitetsmessig har Barentsbadet Kirkenes satt normtall i konkurransebasseng til:
7 svømmere pr bane i alderen 8-12 år
5 svømmere pr bane i alderen 12 år og oppover
Normtall fra Norges Svømmeforbund er satt til 7 svømmere pr bane
Bruk av anlegget til trening inkluderer ikke sklier, boblebad, badstue eller andre attraksjoner utenom bassengleie. Dette må i så fall leies særskilt i henhold til billett- og leiepriser
Svømmeskolen er definert innenfor Norges Svømmeforbund og vanntilvenning innenfor alderen 5 til 11 år. Trenere, antall, tider og grupper skal meddeles utleier ved oppstart av kurs, samt varighet på kurs
7. LEIEINSTRUKS STYRKEROM
7.1 Leie av styrkerom i Barentshallen eller Fjellhallen skjer uavhengig av andre leieavtaler i samme bygg.
7.2 Det skal alltid være en ansvarlig person over 18 år til stede ved bruk av styrkerom
7.3 All trening skjer på eget ansvar. Leietakere og deres brukere er selv ansvarlige for nødvendig kunnskap om utstyr og bruk av dette er tilegnet før oppstart av trening.
8. LEIEINSTRUKS ARRANGEMENTER
8.1 Avtales særskilt med Barentshallene Sør-Varanger KF.
8.2 Booking av arrangementer (utenom fast leie) skal skje minst 4 uker før gjennomføring av arrangement.
8.2.1 Eventuelle endringer eller avbestillinger må meldes til Barentshallene Sør-Varanger KF så snart som mulig.